Fungsi dari Sistem Informasi adalah untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari. Tujuan dari kegiatan tersebut dapat dicapai dengan cara :
1. Memproses transaksi yang timbul dari sumber ekstern dan sumber intern.
2. Menyiapkan output seperti dokumen operasional atau laporan keuangan.
Sehingga kedua kegiatan diatas dikenal sebagai kegiatan pemrosesan transaksi.
Sebelum transaksi diproses, kita terlebih dahulu harus mengidentifikasikan data-data transaksi yang dibutuhkan dalam suatu laporan keuangan. Kita memulai dari Desain Laporan Keuangan, kemudian pembuatan Bagan Rekening, selanjutnya diidentifikasikan berdasarkan siklus transaksi, dan setelah itu kita membuat ayat jurnalnya.
Bagan Rekening
Bagan Rekening merupakan daftar yang menguraikan semua rekening yang digunakan dalam pembuatan laporan keuangan.
Kegiatan pembuatan bagan arus tersebut tidak terlepas dari kegiatan pengkodean.
Pengkodean
Pengkodean berfungsi untuk membantu dalam pengumpulan maupun pemrosesan transaksi biasanya diberi suatu kode. Dimana kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka, maupun kombinasi kedua-duanya untuk memberikan tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat dalam bagan rekening.
Tujuan Pengkodean
a. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik
b. Meringkas data
c. Mengklasifikasikan rekening/transaksi
d. Menyampaikan makna tertentu
Metode Pengkodean
- Kode angka atau huruf berurutan.
- Dalam metode ini tiap rekening diberi kode angka atau huruf secara berurutan.
- Kode angka blok
- Dalam pemberian kode ini rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.
- Kode angka kelompok
- Kode kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.
- Kode Mnemonic
Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode
1. Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.
2. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.
Pengklasifikasian Transaksi
Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.
a. Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.
b. Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.
Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah membuat suatu bagan rekening.
Komponen pemrosesan transaksi
Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.
Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.
Tujuan dari formulir :
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”.
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengupdate file master menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File
Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuaikan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
Merupakan kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk update master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
4. File Tabel
Merupakan suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
Output
Terdapat berbagai macam jenis output yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
Jenis-Jenis Metode Pemrosesan Transaksi
1. Batch Processing (Pemrosesan Kelompok) adalah pemrosesan dimana data ditumpuk terlebih dulu dalam rentang waktu tertentu, kemudian baru diproses.
2. OnLine Processing (Pemrosesan Langsung) adalah pemrosesan dimana data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, akan tetapi proses ini harus bergiliran dengan data yang terlebih dulu masuk.
3. Real Time Processing adalah pemrosesan dimana data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal.
4. Pemrosesan Hibrid (inline) adalah pemrosesan dimana data dipadukan antara batch dan online.
Karakteristik sistem pengolahan transaksi
- Volume data yang di-proses relatif sangat besar.
- Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
- Kecepatan pengolahan diperlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam waktu singkat.
- Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
- Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
- Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
- Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
- Komputasi tidak terlalu rumit.
Contoh Kode Blok :
kelompok
100 – 199 Aktiva
200 – 149 Utang
250 – 299 Modal
300 – 399 Pendapatan
400 – 899 Biaya Usaha
900 – 999 Penghasilan & Rugi Di luar Usaha
Setiap kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan :
100 – 149 Aktiva Lancar
150 – 159 Investasi Jangka Panjang
160 – 179 Aktiva Tetap Berwujud
180 – 189 Aktiva Tetap Tidak Berwujud
Setiap Golongan dipecah lagi menjadi Sub Golongan :
100 – 109 Kas & Bank
110 – 119 Piutang
120 – 139 Persediaan Barang
Setiap Sub Golongan dirinci menjadi jenis rekening :
100 Kas
101 Kas Kecil
102 Bank BDN
103 Bank BNI
Contoh Kode kelompok
1 Aktiva
1.1 Aktiva Lancar
1.1.1 Kas & Bank
1.1.1.1 Kas
1.1.1.2 Kas Kecil
1.1.1.3 Bank BDN
1.1.1.4 Bank BNI
1.1.1.11 Bank BCA
Contoh Kode Desimal
Hampir sama dengan kelompok tapi tidak ada kode kelompok yang lebih dari satu digit, misalnya 1.1.1.11 tidak bisa dipakai dalam kode desimal.
Transaksi Keuangan
Transaksi keuangan adalah aktivitas perusahaan atau badan usaha yang dapat diukur dengan menggunakan satuan moneter. Setiap jenis transaksi keuangan memiliki sumber yang berbeda dan pelaku yang berbeda pula. Perhatikan penggolangan jenis transaksi keuangan berdasarkan sumber dan pihak yang melakukan.
Berikut ini jenis transaksi menurut sumber :
- Transaksi modal yaitu transaksi yang mempunyai hubungan dengan pemilik perusahaan. misalnya : penyetoran uang/barang sebagai modal oleh pemilik perusahaan dan pengambilan uang/barang oleh pemilik modal.
- Transaksi usaha merupakan transaksi yang berkaitan dengan kegiatan usaha/operasi perusahaan. misalnya : pembayaran gaji karyawan.
Jenis transaksi menurut pihak yang melakukan transaksi intern, merupakan transaksi keuangan yang terjadi dalam lingkungan perusahaan itu sendiri, antara lain sebagai berikut :
1. Penyusutan aktiva perusahaan.
2. Transaksi dengan pihak ketiga yang tidak mungkin didapat bukti transaksinya.
3. Pengakuan beban perlengkapan yang telah dipakai.
Jenis transaksi menurut pihak yang melakukan transaksi ekstern, merupakan transaksi keuangan yang terjadi antara pihak perusahaan dan pihak luar, antara lain sebagai berikut :
1. Pembayaran gaji karyawan.
2. Surat bukti penanaman modal dari pemilik.
3. Pinjaman uang ke bank yang disertai surat bukti pengeluaran dan penerimaan kas Bukti transaksi.
a. Bukti intern, merupakan bukti pencatatan untuk transaksi yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri. Misalnya memo yang dibuat oleh manajer bagian pembukuan.
b. Bukti ekstern, merupakan bukti pencatan untuk transaksi yang terjadi antara perusahaan dan pihak lain diluar perusahaan. Misalnya bukti pengeluaran kas, bukti penerimaan kas, bukti penjualan dan bukti pembelian.
Contoh bukti transaksi ekstern :
1) Kwitansi adalah catatan untuk transaksi penerimaan dan pengeluaran sejumlah kas.
2) Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang dagang secara kredit.
3) Nota debit adalah bukti transaksi pengembalian barang yang sudah dibeli (retur pembelian). Nota debit dibuat oleh pihak pembelian.
4) Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual (retur penjualan). Nota kredit dibuat oleh penjual ketika barang yang dijual dikembalikan oleh pembeli.
Sumber :
http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id
M, Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Ghalia Indonesia. dan Mulyanti, sri, dkk. 2009. Ekonomi dan Kehidupan. Jakarta : Pusat Pembukuan.
