Sistem Informasi Manajemen

A. Pengetian
SIM (Sistem Informasi Manajemen) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. SIM ini meliputi :
a) Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer termasuk sistem berbasis pengetahuan manajemen pengetahuan yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

Menurut Moore and Chang, SPK dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa.

Tahapan SPK :
• Definisi masalah.
• Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan.
• Pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan.
• Menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase).

Tujuan dari SPK :
• Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur.
• Mendukung manajer dalam mengambil keputusan.
• Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan.

Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll.

b) Sistem Pakar
Sistem pakar adalah suatu program komputer yang mengandung pengetahuan dari satu atau lebih pakar manusia mengenai suatu bidang spesifik. Jenis program ini pertama kali dikembangkan oleh periset kecerdasan buatan pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dan diterapkan secara komersial selama 1980-an. Bentuk umum sistem pakar adalah suatu program yang dibuat berdasarkan suatu set aturan yang menganalisis informasi (biasanya diberikan oleh pengguna suatu sistem) mengenai suatu kelas masalah spesifik serta analisis matematis dari masalah tersebut. Tergantung dari desainnya, sistem pakar juga mampu merekomendasikan suatu rangkaian tindakan pengguna untuk dapat menerapkan koreksi. Sistem ini memanfaatkan kapabilitas penalaran untuk mencapai suatu kesimpulan.

c) Sistem Informasi Eksekutif
Pengertian Sistem Informasi Eksekutif (EIS) Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan.
Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa konsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Konsep dasar tersebut terbagi atas 3 hal, yaitu :
a. Faktor penentu keberhasilan (critical success factor) adalah hal-hal (factor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis kegiatan organisasi. Factor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.
b. Management By Exception (MBE) perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.
c. Model Mental peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya .

Konfigurasi EIS berbasis komputer pada dasarnya meliputi satu komputer personal. Dalam perusahaan PC dihubungkan dengan mainframe. Komputer personal berfungsi sebagai eksekutif workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder (hardisk) yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif data dan informasi yang telah diproses sebelumnya telah diproses oleh komputer sentral. Eksekutif hanya tinggal melakukan menu pilihan untuk melakukan proses. System juga memungkinkan pemakai menggunakan kotak pos elektronik untuk mengakses data dan informasi dari lingkungan.

Faktor-faktor penentu keberhasilan penerapan Sistem Informasi Eksekutif
- Sponsor Eksekutif yang mengerti dan berkomitmen Eksekutif tingkat puncak (CEO) harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS agar mampu mendorong penerapan EIS diperusahaan
- Sponsor Operasi jika sponsor eksekutif terlalu sibuk, maka sebagian tugas dilimpahkan kepada eksekutif puncak lain sebagai sponsor operasi yang bekerja sama dengan spesialis informasi unuk memastikan pelaksanaan pekerjaaan
- Staf Jasa Informasi yang sesuai harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi tahu juga cara eksekutif menggunakan system tersebut.
- Teknologi Informasi yang sesuai penggunakan teknologi informasi harus benar-benar sesuai dengan keinginan eksekutif, tidak lebih atau kurang.
- Manajemen Data tidak hanya untuk menghasilkan informasi, eksekutif juga menginginkan sejauh mana kemutakhiran dari data dan informasi yang dihasilkan.

Keuntungan Sistem Informasi Eksekutif :
• Sangat membantu manajer atau tingkatan yang setara, untuk bisa menjalankan fungsi sebagai pengawas kinerja perusahaan secara keseluruhan, karena memiliki kemampuan untuk analisa data.
• Membantu manajer untuk melakukan komparasi / perbandingan antara perncanaan awal dengan kinerja yang sejauh ini telah berjalan.
• Memberikan gambaran tentang hasil dari operasi perusahaan yang selanjutnya bisa diambil sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan keputusan.

Kelemahan Sistem Informasi Eksekutif :
• EIS menggunakan perangkat sistem informasi dengan teknologi yang tinggi. Untuk itu pasti akan terasa berat bagi perusahaan-perusahaan kecil untuk bisa menggunakannya, karena memerlukan biaya yang cukup tinggi.
• Kesulitan dalam memahami sifat yang menginginkan sistem yang digunakan harus lebih responsif dari pada manusia atau personel staffnya.
• Perlu dilakukan upaya untuk mengidentifikasikan satu masalah yang dihadapi eksekutif tersebut untuk penerapannya terhadap EIS.

Dari beberapa hal tersebut di atas, maka EIS sebaiknya :
- Harus dibuat/dikembangkan oleh personil yang mempunyai ketrampilan bisnis maupun teknis.
- Harus mudah digunakan, sehingga bisa dianggap bersifat intuitif (mudah dimengerti).
- Mengekstraksi, menyaring, meringkas dan menangkap data yang penting.
- Memberikan akses status online, analisa trend, pelaporan kekecualian dan drill down (yaitu memungkinkan pemakai untuk mengakses kerincian atau data yang mendukung yang berada di bawah data yang teringkas).
- Mengakses dan memadukan jangkauan data internal dan eksternal yang bersifat luas.
- Bersifat user-friendly dang menggunakannya hanya dibutuhkan ketrampilan yang sedikit tanpa pelatihan.
- Digunakan secara langsung oleh eksekutif tanpa intermediary (perantara).

B. Tujuan SIM
• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan & dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

C. Proses Manajemen
Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa.

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas :
• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih.

D. Bagian-Bagian SIM
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi :
• Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information Systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information Systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem Informasi Manajemen Persediaan (Inventory Management Information Systems).
• Sistem Informasi Personalia (Personal Information Systems).
• Sistem Informasi Distribusi (Distribution Information Systems).
• Sistem Informasi Pembelian (Purchasing Information Systems).
• Sistem Informasi Kekayaan (Treasury information Systems).
• Sistem Informasi Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems).
• Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems).
• Sistem Informasi Analisis Software
• Sistem Informasi Teknik (Engineering Information Systems).
• Sistem Informasi Rumah Sakit (Hospital Information Systems).

Peranan SIM Pada Perusahaan
Menurut saya, peranan SIM (Sistem Informasi Manajemen) dalam sebuah perusahaan sangat penting yaitu sebagai penunjang kinerja perusahaan, karena sebuah perusahaan yang besar / mempunyai jaringan yang sangat luas membutuhkan data yang cepat, akurat dan inovatif dalam kinerja dan untuk menunjang operasional sebuah perusahaan.
Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat berfungsi karena adanya sistem keuangan yang lengkap, memadai dan akurat. dan tentunya Sistem informasi manajemen perusahaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan sistem informasi masing-masing divisi misalnya sistem informasi operasional keuangan yang memegang peran sangat penting dalam sebuah perusahaan seperti bank.

Menurut Naynienay
SIM adalah penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yg dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan pelaksanaan dan pengendalian.

SIM berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan oleh komputer (user) yang menghasilkan sebuah informasi. Dilihat dari besar kecilnya sebuah organisasi meliputi :
a) Sistem Informasi Keuangan/Akutansi berfungsi untuk menyediakan informasi tentang keuangan.
b) Sistem informasi Pemasaran (Marketing) berfungsi untuk menyediakan informasi tentang pemasaran sebuah organisasi.

Didalam suatu organisasi, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan pada
tiga tingkatan manajemen :
1. Manajemen tingkat bawah, Sistem Informasi Manajemen dipergunakan untuk keperluan pengendalian operasional. Pada tingkatan ini SIM digunakan dengan tujuan untuk penghematan disegala bidang yang mungkin untuk dilakukan. Contohnya pencetakan rekening listrik oleh PLN. Penerapan SIM dalam hal ini akan menghasilkan penghematan baik waktu maupun tenaga kerja.
2. Tingkatan manajemen menengah, penerapan SIM digunakan untuk keperluan pengendalian manajemen. Tugas seorang manajer menengah ialah mengelola semua sumberdaya milik organisasi agar benar-benar dipergunakan untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh manajemen puncak oleh semua personilnya secara efektif dan efisien. Untuk dapat melaksanakan tugas seperti ini manajer harus mempunyai segala macam informasi tentang segala kegiatan organisasi dalam operasinya sehari-hari. Dalam hal inilah SIM dapat berperanan secara nyata untuk membantu manajer. Hal ini disebabkan karena komputer mempunyai kemampuan untuk menyimpan sejumlah besar data dengan mudah, dan menggali informasi yang terkandung didalamnya secara cepat.
3. Manajemen tingkat puncak, yang tugas utamanya adalah untuk membuat perencanaan yang strategis.

Sistem informasi pada suatu organisasi berada didalam suatu departemen tersendiri, departemen sistem informasi/departemen pengolahan elektronik (Electronic Data Processing)
- Manajer SI/Controller
- Manajer Kantor (Office Manager)
- Manajer Keuangan (Treasurer)
- Asisten Keuangan (Assistant Treasure)
- Sekretaris (Secretary)
- Manajer Perencanaan/Pengendalian (Manager of Planning and Controls)
- Direktur Keuangan (Vice-president Finance)

Sekian dengan singkat peranan SIM dalam sebuah perusahaan dengan harapan kemajuan perusahaan dapat terus berkembang yang akan berdampak pada kemajuan perekonomi suatu perusahaan.

Sumber : http://defri-z.blogspot.com